O canal de denúncias é um elemento fundamental em um programa de integridade. Existem diversos benefícios que as empresas podem colher ao utilizar corretamente o canal, como diminuição dos prejuízos causados por fraudes, diminuição do assédio e melhora no clima organizacional.
Para que a sua empresa possa desfrutar de tudo isso e muito mais, preparamos algumas dicas a seguir:
Fase de implementação
As dicas abaixo são muito importantes para implementar o canal de denúncias do jeito certo e garantir a efetividade e o engajamento dos usuários.
Utilize um canal externo independente
Nós já falamos sobre os benefícios do canal de denúncias independente, que incluem a confiança e a segurança.
- confiança: os colaboradores se mostram mais confortáveis para fazer relatos a pessoas ou sistemas fora da organização;
- segurança: maior segurança das informações e garantia de anonimato ao denunciante.
Defina o escopo do canal de denúncias
É necessário atrelar ao objetivo do projeto e também à matriz de riscos da empresa.
Escolha um canal com acessibilidade
Com a grande diversidade de pessoas com diferentes perfis e necessidades, é um desafio levar o canal de denúncias ao alcance de todos de maneira simples e intuitiva. O uso de tecnologia adequada para a captação dos relatos garante a acessibilidade para todas as necessidades e a disponibilidade 24h por dia, todos os dias.
Prepare uma estrutura adequada dentro da empresa
Além da contratação do software para a captação dos relatos, a empresa precisa realizar algumas adequações internas para garantir a efetividade do canal de denúncias, como:
- engajamento da alta liderança;
- equipe técnica capacitada e dedicada à gestão do canal;
- Comitê de Ética definido e devidamente arregimentado;
- criação de uma Política de Gestão do canal (passo a passo do recebimento até o encerramento dos relatos);
- procedimentos de apuração bem definidos;
- criação de política de medidas disciplinares.
Gestão e efetividade
O canal de denúncias é um elemento fundamental em um programa de integridade, mas as empresas devem considerar algumas práticas ao estabelecerem ou aprimorarem seus canais.
Dissemine a cultura de integridade
- a integridade deve ser assunto de destaque na Missão, Visão, Valores e outros documentos formais da empresa;
- é necessário realizar campanhas de treinamento e sensibilização;
- deve ser perene: desde a entrada do colaborador e durante toda a jornada na empresa;
- diferentes tipos de comunicação para diferentes públicos: os colaboradores devem perceber a integridade no dia a dia;
- online e offline: é preciso alcançar o público administrativo e operacional;
Promova treinamentos
O treinamento de integridade é uma ação de prevenção e orientação sobre a conduta esperada dos colaboradores. Além disso, é uma forma de disseminação da cultura de integridade. A participação de toda a organização é fundamental para garantir que todos estejam alinhados no assunto.
Tenha uma equipe de triagem e apuração
A triagem será realizada pela definição dos especialistas designados para cuidar do relato. Em seguida, o processo de apuração será iniciado. O investigador deverá estudar as informações contidas na denúncia e avaliar se são suficientes para definir a estratégia de apuração e entrevistas (quando necessário). Ao término de uma apuração, um relatório deve registrar as informações mais relevantes, incluindo a metodologia utilizada, atividades realizadas e as evidências encontradas.
Reporte ao Comitê de Integridade
O relatório de apuração deverá ser submetido ao Comitê de Integridade para apreciação. Em seguida, o Comitê irá acolher os fatos investigados e decidir sobre a aplicação de medidas disciplinares.
Tome decisões estratégicas
Com base nos dados e indicadores operacionais do canal de denúncias, recomenda-se que ações de prevenção aos desvios de conduta e infrações à legislação sejam definidas e implementadas. Assim, garante-se que o canal de denúncias seja uma ferramenta efetiva de gestão e retroalimente toda a estrutura do Programa de Integridade e Compliance.
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